Derrière les plannings, l'humain : trois entrepreneurs racontent leur quotidien

« Dans la restauration, deux mains en moins, deux pieds en moins, c'est beaucoup. »

Pour Pauline Nuñez, fondatrice de Terrenal, un restaurant de cuisine d'auteur d'inspiration péruvienne, cette phrase résume une réalité bien connue des restaurateurs indépendants.

Son établissement compte douze collaborateurs, dont certains à temps partiel. Une absence, un retard ou un changement de disponibilité peut rapidement perturber l'organisation d'un service.

« Le plus grand défi dans la gestion de notre équipe, c'est toujours le capital humain », explique-t-elle.

Dans les petites structures, le responsable doit assurer la présence des bonnes personnes au bon moment, tout en tenant compte des contraintes de chacun.

Mais derrière le planning affiché se cache aussi un travail moins visible : recueillir les disponibilités, préparer les horaires, communiquer les changements et suivre les heures effectuées.

Au restaurant Chez mon Oncle, à Nyon, établissement familial depuis trois générations, Margaux Kuster se souvient des anciennes méthodes d'organisation.

« C'était des papiers accrochés derrière une porte, qui s'envolaient souvent. »

Les heures travaillées étaient consignées dans des classeurs. Une méthode familière, mais qui présentait un inconvénient : lorsqu'une heure n'était pas notée immédiatement, elle pouvait être oubliée.

Chez Terrenal, Pauline préparait les horaires sur Excel.

« Le problème principal avec Excel, c'est le temps que ça prend », résume-t-elle.

À Gland, Johan Marguerat avait choisi une autre méthode : WhatsApp.

Chez Maison Marguerat, les Malakoffs, c'est une histoire de famille. Johan perpétue cette tradition vaudoise et, depuis 2024, les distribue dans de nombreux points de vente en Suisse.

Pour organiser son équipe, il contactait auparavant chaque collaborateur individuellement, attendait les réponses, puis reportait les disponibilités dans ses notes.

« Ce qui me prenait le plus de temps et d'énergie, c'était les allers-retours : relancer ceux qui ne répondaient pas, recopier chaque disponibilité à la main, vérifier que je n'avais rien oublié… »

Trois expériences différentes, mais une difficulté commune : le temps consacré à réunir, actualiser et vérifier les informations nécessaires à l'organisation des équipes.

Le papier, Excel ou WhatsApp peuvent parfaitement convenir à certaines situations. Leurs limites apparaissent lorsque les horaires changent régulièrement et que les informations doivent circuler entre plusieurs personnes.

Pour Margaux, le passage à Shifta a notamment changé la manière dont les collaborateurs participent à l'organisation.

Les employés peuvent échanger des shifts et les extras disposent de davantage de souplesse pour choisir des services compatibles avec leurs autres engagements.

Elle constate qu'elle passe désormais beaucoup moins de temps à préparer les horaires.

Chez Maison Marguerat, Johan apprécie de pouvoir visualiser rapidement combien de collaborateurs sont présents chaque jour, sans reprendre individuellement les informations reçues par message.

Pauline souligne, de son côté, la facilité de réutiliser ses modèles de shifts et de reprendre les semaines précédentes.

Ces expériences illustrent une évolution intéressante : le responsable conserve la maîtrise du planning, mais toute la coordination ne repose plus nécessairement sur lui.

Lorsque les disponibilités, les demandes et les changements sont regroupés dans une application commune, les collaborateurs peuvent participer davantage à l'organisation de leur travail.

La gestion d'équipe ne s'arrête pas à la publication du planning.

Les services peuvent se prolonger, les horaires être modifiés et les heures réellement travaillées différer de celles initialement prévues.

Chez mon Oncle, le suivi manuel des heures représentait l'une des principales difficultés de l'ancienne organisation.

Pour Pauline, l'accès à l'historique des heures et des modifications constitue un autre avantage important.

« Ça génère une certaine confiance pour les employés », souligne-t-elle.

Un historique consultable permet aux collaborateurs de retrouver leurs heures enregistrées et de comprendre les éventuelles corrections. De son côté, l'employeur dispose d'informations plus faciles à vérifier.

Cette transparence peut contribuer à limiter les malentendus et à renforcer la confiance entre les deux parties.

Chez Maison Marguerat, Johan met en avant un bénéfice complémentaire : la préparation des décomptes mensuels.

Ses collaborateurs rémunérés à l'heure enregistrent leur temps de travail dans Shifta. En fin de mois, il peut exporter les informations sur la période souhaitée et transmettre le fichier à sa fiduciaire pour la préparation des salaires.

Il évite ainsi de devoir contacter chaque collaborateur pour reconstituer les heures effectuées.

Pour une petite entreprise, cette continuité entre planning, pointage et décompte peut représenter un gain de temps appréciable, sans supprimer les vérifications nécessaires.

L'adoption du numérique ne dépend pas seulement de ses fonctionnalités.

Pauline et Margaux avaient toutes deux examiné d'autres logiciels, mais leurs tarifs leur semblaient élevés pour de petits établissements indépendants.

Johan, lui, souligne le rapport entre le prix de Shifta et le temps qu'il gagne.

La simplicité et l'accompagnement comptent également.

Margaux explique notamment avoir apprécié de rencontrer personnellement les fondateurs de Shifta, après des échanges à distance avec d'autres fournisseurs.

Son témoignage rappelle une réalité souvent sous-estimée : un outil n'est réellement utile que s'il est accessible et adopté par les personnes qui doivent l'utiliser.

Pour les petites entreprises, moderniser la gestion ne devrait pas signifier ajouter une nouvelle couche de complexité.

Ce qui frappe dans les témoignages de Pauline et Margaux, c'est que toutes deux placent les relations humaines au centre de leur métier.

Pauline insiste sur l'empathie et la flexibilité nécessaires pour construire une équipe qui dure.

Pour Margaux, l'essentiel est que les collaborateurs soient heureux de venir travailler, qu'ils s'entendent et prennent plaisir à partager leur quotidien.

La technologie ne crée pas à elle seule une bonne ambiance de travail. Mais des horaires plus accessibles, des changements mieux coordonnés et un suivi transparent des heures peuvent faciliter les relations entre responsables et collaborateurs.

Les expériences de Chez mon Oncle, de Terrenal et de Maison Marguerat montrent ainsi que la modernisation des plannings ne se limite pas au remplacement du papier ou d'Excel par une application.

Elle peut permettre de réduire les tâches répétitives, de mieux partager les informations et de donner davantage d'autonomie aux équipes.

Moderniser l'organisation, ce n'est pas renoncer à la proximité humaine. C'est aussi chercher à lui redonner davantage de place.