Hinter dem Dienstplan steht der Mensch: drei Unternehmer erzählen aus ihrem Alltag

« In der Gastronomie sind zwei Hände weniger, zwei Füsse weniger sehr viel. »

Für Pauline Nuñez, Gründerin von Terrenal, einem Restaurant mit peruanisch inspirierter Autorenküche, fasst dieser Satz eine Realität zusammen, die unabhängige Gastronominnen und Gastronomen gut kennen.

Ihr Betrieb zählt zwölf Mitarbeitende, einige davon in Teilzeit. Eine Absenz, eine Verspätung oder eine geänderte Verfügbarkeit kann die Organisation eines Service schnell durcheinanderbringen.

« Die grösste Herausforderung in der Führung unseres Teams ist immer das Menschliche », erklärt sie.

In kleinen Betrieben muss die verantwortliche Person sicherstellen, dass die richtigen Leute zur richtigen Zeit da sind, und dabei die Einschränkungen aller berücksichtigen.

Doch hinter dem ausgehängten Plan steckt auch weniger sichtbare Arbeit: Verfügbarkeiten einholen, Arbeitszeiten vorbereiten, Änderungen kommunizieren und die geleisteten Stunden nachverfolgen.

Im Restaurant Chez mon Oncle in Nyon, seit drei Generationen ein Familienbetrieb, erinnert sich Margaux Kuster an die früheren Methoden.

« Das waren Zettel, die hinter einer Tür hingen und oft davonflogen. »

Die geleisteten Stunden wurden in Ordnern festgehalten. Eine vertraute Methode, aber mit einem Nachteil: Eine Stunde, die nicht sofort notiert wurde, konnte vergessen gehen.

Bei Terrenal erstellte Pauline die Dienstpläne in Excel.

« Das Hauptproblem mit Excel ist die Zeit, die es braucht », fasst sie zusammen.

In Gland hatte sich Johan Marguerat für eine andere Methode entschieden: WhatsApp.

Bei Maison Marguerat sind die Malakoffs eine Familiengeschichte. Johan führt diese Waadtländer Tradition weiter und vertreibt sie seit 2024 an zahlreichen Verkaufsstellen in der ganzen Schweiz.

Um sein Team zu organisieren, kontaktierte er früher alle Mitarbeitenden einzeln, wartete auf die Antworten und übertrug die Verfügbarkeiten dann in seine Notizen.

« Am meisten Zeit und Energie haben mich die vielen Hin und Her gekostet: bei denen nachhaken, die nicht geantwortet hatten, jede Verfügbarkeit von Hand abschreiben, prüfen, dass ich nichts vergessen hatte… »

Drei verschiedene Erfahrungen, aber eine gemeinsame Schwierigkeit: die Zeit, die nötig ist, um die Informationen für die Teamorganisation zusammenzutragen, nachzuführen und zu prüfen.

Papier, Excel oder WhatsApp können in manchen Situationen durchaus genügen. Ihre Grenzen zeigen sich, wenn sich Arbeitszeiten regelmässig ändern und Informationen zwischen mehreren Personen fliessen müssen.

Für Margaux hat der Wechsel zu Shifta vor allem verändert, wie die Mitarbeitenden an der Organisation mitwirken.

Die Angestellten können Schichten tauschen, und Aushilfen haben mehr Spielraum, Einsätze zu wählen, die zu ihren anderen Verpflichtungen passen.

Sie stellt fest, dass sie heute viel weniger Zeit für die Dienstplanung braucht.

Bei Maison Marguerat schätzt Johan, dass er auf einen Blick sieht, wie viele Mitarbeitende an jedem Tag da sind, ohne die per Nachricht erhaltenen Angaben einzeln zusammenzusuchen.

Pauline hebt ihrerseits hervor, wie einfach sie ihre Schichtvorlagen wiederverwenden und frühere Wochen übernehmen kann.

Diese Erfahrungen zeigen eine interessante Entwicklung: Die Leitung behält die Kontrolle über den Plan, aber die ganze Koordination lastet nicht mehr zwingend auf ihr allein.

Wenn Verfügbarkeiten, Anträge und Änderungen in einer gemeinsamen App gebündelt sind, können die Mitarbeitenden stärker an der Organisation ihrer Arbeit mitwirken.

Die Teamführung endet nicht mit der Veröffentlichung des Dienstplans.

Einsätze können länger dauern, Arbeitszeiten ändern sich, und die tatsächlich geleisteten Stunden können von den geplanten abweichen.

Bei Chez mon Oncle war die manuelle Zeiterfassung eine der grössten Schwierigkeiten der früheren Organisation.

Für Pauline ist der Zugriff auf die Historie der Stunden und Änderungen ein weiterer wichtiger Vorteil.

« Das schafft ein gewisses Vertrauen bei den Mitarbeitenden », betont sie.

Dank einer einsehbaren Historie finden die Mitarbeitenden ihre erfassten Stunden und verstehen allfällige Korrekturen. Der Arbeitgeber wiederum verfügt über Angaben, die leichter zu prüfen sind.

Diese Transparenz kann helfen, Missverständnisse zu vermeiden und das Vertrauen auf beiden Seiten zu stärken.

Bei Maison Marguerat hebt Johan einen zusätzlichen Nutzen hervor: die Vorbereitung der Monatsabrechnungen.

Seine im Stundenlohn angestellten Mitarbeitenden erfassen ihre Arbeitszeit in Shifta. Am Monatsende kann er die Angaben für den gewünschten Zeitraum exportieren und die Datei für die Lohnabrechnung an seinen Treuhänder schicken.

So muss er nicht mehr alle Mitarbeitenden einzeln kontaktieren, um die geleisteten Stunden zu rekonstruieren.

Für ein kleines Unternehmen kann diese durchgehende Verbindung von Dienstplan, Zeiterfassung und Abrechnung viel Zeit sparen, ohne dass die nötigen Kontrollen wegfallen.

Ob ein Betrieb digital wird, hängt nicht nur von den Funktionen ab.

Pauline und Margaux hatten beide andere Software geprüft, deren Preise ihnen für kleine unabhängige Betriebe aber hoch erschienen.

Johan seinerseits betont das Verhältnis zwischen dem Preis von Shifta und der Zeit, die er gewinnt.

Auch Einfachheit und Begleitung zählen.

Margaux schätzte es besonders, die Gründer von Shifta persönlich zu treffen, nachdem sie mit anderen Anbietern nur aus der Ferne zu tun gehabt hatte.

Ihre Erfahrung erinnert an etwas, das oft unterschätzt wird: Ein Tool ist nur dann wirklich nützlich, wenn es zugänglich ist und von den Menschen angenommen wird, die damit arbeiten sollen.

Für kleine Unternehmen sollte eine modernere Verwaltung nicht bedeuten, eine weitere Ebene an Komplexität hinzuzufügen.

Auffallend an den Erfahrungen von Pauline und Margaux ist, dass beide die menschlichen Beziehungen ins Zentrum ihres Berufs stellen.

Pauline betont, wie viel Empathie und Flexibilität es braucht, um ein Team aufzubauen, das bleibt.

Für Margaux ist das Wichtigste, dass die Mitarbeitenden gern zur Arbeit kommen, sich gut verstehen und Freude daran haben, ihren Alltag zu teilen.

Technologie allein schafft noch kein gutes Arbeitsklima. Aber leichter zugängliche Arbeitszeiten, besser abgestimmte Änderungen und eine transparente Zeiterfassung können das Verhältnis zwischen Leitung und Mitarbeitenden erleichtern.

Die Erfahrungen von Chez mon Oncle, Terrenal und Maison Marguerat zeigen, dass die Modernisierung der Dienstplanung mehr ist, als Papier oder Excel durch eine App zu ersetzen.

Sie kann wiederkehrende Aufgaben verringern, Informationen besser teilen und den Teams mehr Selbstständigkeit geben.

Die Organisation zu modernisieren heisst nicht, auf menschliche Nähe zu verzichten. Es heisst auch, ihr wieder mehr Raum zu geben.