Modèle Excel gratuit pour suivre les heures et les vacances de votre équipe
Un classeur Excel prêt à remplir qui calcule les quatre soldes de chaque collaborateur selon la CCNT : heures, vacances, jours fériés et jours de repos. Vous saisissez les heures du mois et les absences, il fait le reste.
Soldes à fin septembre 2026
Café de la Place (exemple). Tout se calcule, rien à saisir ici.
| Collaborateur | Heures | Vacances |
|---|---|---|
| Camille Rochat | +45,45 h | 9,25 j |
| Luca Moretti | +205,80 h | 14,75 j |
| Inès Favre | −1,46 h | 9,33 j |
| Thomas Keller | −1,66 h | 12,25 j |
| Sofia Pereira | +9,50 h | 5,33 j |
| Total équipe | +257,63 h | 50,92 j |
Ce que contient le modèle Excel
Le classeur tient en cinq onglets utiles. Trois se remplissent, deux répondent.
- 1 Équipe : vos collaborateurs, leur taux d'occupation, leurs dates de contrat et ce que chacun avait au départ.
- 2 Heures : le total des heures travaillées par personne, un chiffre par mois.
- 3 Absences : les vacances, les jours fériés, la maladie et les autres congés, une ligne par absence.
- Soldes : le tableau de bord de l'équipe, avec les quatre soldes de chacun et les points à surveiller.
- Fiche : le décompte d'un collaborateur, mois par mois, prêt à imprimer et à faire signer.
Deux onglets facultatifs complètent l'ensemble : Corrections, pour des heures payées avec le salaire ou un jour de repos non accordé, et Réglages, où les droits de la CCNT sont déjà en place. Aucune feuille n'est protégée et le fichier ne contient aucune macro.
Comment se calculent les quatre soldes selon la CCNT
Le modèle applique la convention collective nationale de travail pour les hôtels, restaurants et cafés, et la méthode du formulaire officiel de contrôle de la durée du travail. Les règles elles-mêmes sont détaillées dans notre guide de la CCNT.
| Solde | Règle appliquée | CCNT |
|---|---|---|
| Heures | Heures dues = (jours civils − jours d'absence) ÷ 7 × durée hebdomadaire du contrat. Le solde est l'écart entre les heures travaillées et les heures dues. | Art. 15 |
| Vacances | 5 semaines par an, soit 35 jours civils ou 2,92 jours par mois. Une semaine de vacances consomme 7 jours. | Art. 17 |
| Jours fériés | 6 jours payés par an, soit un demi-jour par mois, acquis aussi pendant les vacances. | Art. 18 |
| Jours de repos | 2 jours par semaine. Le fichier part du principe qu’ils sont accordés et compte ceux qui restent dus. | Art. 16 |
Un exemple : à 42 heures par semaine, mars compte 31 jours civils et vaut 186 heures dues. Une semaine de vacances retire 7 jours, soit 42 heures. Pour un temps partiel, la durée hebdomadaire suit le taux d'occupation, 33,6 heures à 80 %.
La durée hebdomadaire à plein temps se règle dans le fichier : 42 heures en règle générale, 43,5 heures dans les établissements saisonniers et 45 heures dans les petits établissements.
Pourquoi suivre ces soldes chaque mois
Parce que la convention le demande. L'employeur tient un registre des heures de travail et des jours de repos effectifs, et le collaborateur peut s'informer à tout moment sur ses heures et sur les jours de repos, jours fériés et vacances qui lui restent (art. 21).
Parce que cela coûte moins cher. Les heures supplémentaires se paient à 100 % du salaire brut lorsque la durée du travail est enregistrée, que le solde est communiqué chaque mois par écrit au collaborateur et qu'elles sont payées au plus tard avec le dernier salaire. Si l'une de ces conditions manque, c'est 125 % (art. 15).
Parce qu'un solde qui grossit en silence finit par se payer d'un coup. Au-delà de 200 heures en fin de mois, le dépassement doit être payé avec le salaire du mois suivant. À la fin du contrat, chaque jour de vacances restant vaut 1/30 du salaire mensuel brut, chaque jour férié ou jour de repos non pris 1/22.
La fiche individuelle du modèle sert à cela : un décompte par personne, à remettre et à faire signer chaque mois.
Les limites d'un tableau Excel
Un tableau suffit pour démarrer, et pour une petite équipe il peut suffire longtemps. Il a pourtant des limites qu'il vaut mieux connaître avant de s'y fier.
- Tout se ressaisit. Les heures viennent d'ailleurs, d'une feuille papier ou d'une badgeuse, et chaque report est une occasion de se tromper.
- Une seule personne tient le fichier. Le collaborateur ne voit son solde que le jour où vous imprimez sa fiche.
- Une formule écrasée ne prévient pas. Le fichier n'est pas protégé pour rester simple, et une cellule calculée remplacée par un chiffre fausse le résultat sans bruit.
- Il vaut pour une année civile, et un changement de taux en cours d'année demande une deuxième ligne.
- Il ne connaît pas le planning : un jour de repos non accordé se note à la main.
Et pour le planning de l'équipe ?
Ce modèle suit les soldes, pas le planning. Si vous cherchez un modèle de planning d'équipe sur Excel, sachez que le planning est justement ce qu'un tableur fait le moins bien : il ne prévient personne quand un horaire change, ne gère ni les échanges ni les demandes de congé, et chacun finit avec sa propre version du fichier.
Nous avons comparé les deux approches dans Shifta ou Excel pour le planning, et réuni les meilleurs logiciels de planning d'équipe pour un établissement suisse.
Quand les soldes se calculent tout seuls
Shifta, le logiciel derrière ce blog, tient ces quatre soldes sans ressaisie. Les heures viennent de la badgeuse ou de la saisie de l'équipe, les absences des demandes approuvées, et chaque solde s'explique ligne par ligne.
| Ce qui change | Modèle Excel | Shifta |
|---|---|---|
| Heures travaillées | Reportées à la main chaque mois | Issues de la badgeuse ou de la saisie de l'équipe |
| Absences | Saisies par le responsable | Demandées par l'équipe, approuvées en un geste |
| Soldes | À jour quand le fichier l'est | À jour en continu, avec le détail de chaque ligne |
| Planning | Non couvert | Planning, échanges et remplacements |
| Prix | Gratuit | Essai gratuit de 14 jours, puis abonnement |
Sources officielles
- CCNT pour les hôtels, restaurants et cafés (texte officiel), art. 15 à 18 et 21
- GastroSuisse, droit du travail et CCNT
Ce modèle et cet article appliquent les règles générales de la CCNT (état au 1er janvier 2017, 2e édition 2021) et ne constituent pas un conseil juridique. Les contrats et les situations particulières peuvent modifier le calcul : le texte officiel, lié ci-dessus, fait foi.
Questions fréquentes
Le modèle Excel est-il vraiment gratuit ?
Oui. Vous le recevez par e-mail, en pièce jointe, sans carte bancaire et sans compte à créer. Deux fichiers sont joints : le modèle vierge, et le même avec une équipe d'exemple pour voir le résultat.
Avec quel logiciel le tableau fonctionne-t-il ?
C'est un classeur au format .xlsx, sans macro et sans protection, conçu et vérifié dans Microsoft Excel. Il n'utilise que des fonctions courantes, mais nous ne l'avons pas testé dans d'autres tableurs.
Faut-il saisir les heures jour par jour ?
Non. Un total par personne et par mois suffit, repris de vos feuilles d'heures ou de votre badgeuse. Un mois laissé vide n'est pas compté, il ne fait donc pas apparaître un solde négatif.
Le modèle convient-il aux temps partiels ?
Oui. Indiquez le taux d'occupation et les heures dues suivent : 33,6 heures par semaine à 80 %, par exemple.
Peut-on commencer en cours d'année ?
Oui. Indiquez la date de début du suivi, et ce que chacun avait à cette date dans les soldes de départ. Le fichier compte à partir de ce jour.
Que veut dire un solde d'heures négatif ?
Que la personne a travaillé moins que les heures dues sur la période : ces heures restent à travailler. Un solde positif est à compenser en temps libre ou à payer.
Le modèle convient-il hors de l'hôtellerie-restauration ?
Il applique les droits de la CCNT : 42 heures par semaine, 5 semaines de vacances comptées en jours civils, 6 jours fériés. Ces valeurs se modifient dans le fichier, mais la logique reste celle de la convention. Dans un autre secteur, vérifiez d'abord les règles qui s'appliquent à vous.
Que faites-vous de mon adresse e-mail ?
Elle sert à vous envoyer le modèle, et nous pourrons vous recontacter au sujet de Shifta. Vous y mettez fin à tout moment en répondant « stop » à l'un de nos e-mails.
Le modèle Excel, gratuit et prêt à remplir
Heures, vacances, jours fériés et jours de repos de votre équipe, calculés selon la CCNT.
- Les quatre soldes de la CCNT, calculés automatiquement
- Trois onglets à remplir, le nom d'un collaborateur suffit pour commencer
- Un décompte individuel à imprimer et à faire signer chaque mois
- Un fichier Excel (.xlsx) sans macro ni mot de passe
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L'onglet Soldes s'arrête de lui-même au dernier mois où des heures sont saisies, et la fiche individuelle suit. Pour commencer en cours d'année, indiquez la date de début du suivi et ce que chacun avait ce jour-là.