Kostenlose Excel-Vorlage für Arbeitszeit und Ferien deines Teams
Eine Excel-Arbeitsmappe zum Ausfüllen, die für jede Person die vier Saldi nach L-GAV berechnet: Stunden, Ferien, Feiertage und Ruhetage. Du trägst die Stunden des Monats und die Abwesenheiten ein, den Rest erledigt die Datei.
Saldi per Ende September 2026
Café de la Place (Beispiel). Alles wird berechnet, hier gibt es nichts einzugeben.
| Mitarbeitende | Stunden | Ferien |
|---|---|---|
| Camille Rochat | +45.45 h | 9.25 T |
| Luca Moretti | +205.80 h | 14.75 T |
| Inès Favre | −1.46 h | 9.33 T |
| Thomas Keller | −1.66 h | 12.25 T |
| Sofia Pereira | +9.50 h | 5.33 T |
| Total Team | +257.63 h | 50.92 T |
Was die Excel-Vorlage enthält
Die Arbeitsmappe besteht aus fünf nützlichen Registern. Drei füllst du aus, zwei geben die Antwort.
- 1 Team: deine Mitarbeitenden, ihr Pensum, ihre Vertragsdaten und was jede Person zu Beginn hatte.
- 2 Stunden: das Total der gearbeiteten Stunden pro Person, eine Zahl pro Monat.
- 3 Absenzen: Ferien, Feiertage, Krankheit und andere Absenzen, eine Zeile pro Absenz.
- Saldi: die Übersicht des Teams mit den vier Saldi jeder Person und den Punkten, die Aufmerksamkeit brauchen.
- Abrechnung: die Abrechnung einer Person, Monat für Monat, bereit zum Ausdrucken und Unterschreiben.
Zwei freiwillige Register ergänzen das Ganze: Korrekturen für Stunden, die mit dem Lohn ausbezahlt wurden, oder einen nicht gewährten Ruhetag, und Einstellungen, wo die Ansprüche des L-GAV bereits hinterlegt sind. Kein Blatt ist geschützt und die Datei enthält keine Makros.
So nutzt du die Tabelle in drei Schritten
Die Datei ist für Verantwortliche gedacht, die keine Stunde dafür übrig haben. Nur die getönten Zellen werden ausgefüllt, alles andere wird berechnet.
- Erfasse dein Team. Eine Zeile pro Person. Der Name genügt: ohne Pensum rechnet die Datei mit Vollzeit, Daten und Anfangssaldi sind freiwillig.
- Übertrage die Stunden des Monats. Eine Zahl pro Person, aus deinen Stundenblättern oder deiner Stempeluhr, in Dezimalstunden: 8 h 30 schreibt sich 8,5. Ein leerer Monat wird nicht gezählt.
- Trage die Abwesenheiten ein. Eine Zeile pro Abwesenheit, vom ersten bis zum letzten Tag, Ruhetage inbegriffen. Bereits geplante Abwesenheiten kannst du im Voraus erfassen.
Das Register Saldi hält von selbst beim letzten Monat an, für den Stunden erfasst sind, und die persönliche Abrechnung folgt. Für einen Start unter dem Jahr gibst du das Startdatum an und was jede Person an diesem Tag hatte.
So werden die vier Saldi nach L-GAV berechnet
Die Vorlage wendet den Landes-Gesamtarbeitsvertrag des Gastgewerbes (L-GAV) an und die Methode des offiziellen Formulars zur Arbeitszeitkontrolle.
| Saldo | Angewandte Regel | L-GAV |
|---|---|---|
| Stunden | Sollstunden = (Kalendertage − Abwesenheitstage) ÷ 7 × wöchentliche Arbeitszeit des Vertrags. Der Saldo ist die Differenz zwischen gearbeiteten Stunden und Sollstunden. | Art. 15 |
| Ferien | 5 Wochen pro Jahr, also 35 Kalendertage oder 2,92 Tage pro Monat. Eine Ferienwoche braucht 7 Tage. | Art. 17 |
| Feiertage | 6 bezahlte Tage pro Jahr, ein halber Tag pro Monat, auch während der Ferien. | Art. 18 |
| Ruhetage | 2 Tage pro Woche. Die Datei geht davon aus, dass sie gewährt wurden, und zählt die noch geschuldeten. | Art. 16 |
Ein Beispiel: Bei 42 Stunden pro Woche hat der März 31 Kalendertage und ergibt 186 Sollstunden. Eine Ferienwoche nimmt 7 Tage weg, also 42 Stunden. Bei Teilzeit folgt die Wochenarbeitszeit dem Pensum: 33,6 Stunden bei 80 %.
Die wöchentliche Arbeitszeit bei Vollzeit stellst du in der Datei ein: in der Regel 42 Stunden, 43,5 Stunden in Saisonbetrieben und 45 Stunden in Kleinbetrieben.
Warum du diese Saldi jeden Monat nachführen solltest
Weil der Vertrag es verlangt. Der Arbeitgeber führt Buch über die geleisteten Arbeitsstunden und die bezogenen Ruhetage, und die Mitarbeitenden können jederzeit Auskunft über ihre Stunden sowie über die verbleibenden Ruhetage, Feiertage und Ferien verlangen (Art. 21).
Weil es weniger kostet. Überstunden werden zu 100 % des Bruttolohns bezahlt, wenn die Arbeitszeit erfasst wird, der Saldo den Mitarbeitenden jeden Monat schriftlich mitgeteilt wird und die Auszahlung spätestens mit dem letzten Lohn erfolgt. Fehlt eine dieser Bedingungen, sind es 125 % (Art. 15).
Weil ein Saldo, der still wächst, am Ende auf einmal bezahlt wird. Über 200 Stunden am Monatsende muss der Überschuss mit dem Lohn des Folgemonats ausbezahlt werden. Am Ende des Vertrags ist jeder verbleibende Ferientag 1/30 des Bruttomonatslohns wert, jeder nicht bezogene Feiertag oder Ruhetag 1/22.
Dafür ist die persönliche Abrechnung der Vorlage da: eine Abrechnung pro Person, die du jeden Monat übergibst und unterschreiben lässt.
Die Grenzen einer Excel-Tabelle
Eine Tabelle genügt für den Anfang, und für ein kleines Team kann sie lange genügen. Sie hat aber Grenzen, die du kennen solltest, bevor du dich darauf verlässt.
- Alles wird zweimal getippt. Die Stunden kommen von woanders, von einem Papierblatt oder einer Stempeluhr, und jede Übertragung ist eine Gelegenheit für Fehler.
- Eine einzige Person führt die Datei. Mitarbeitende sehen ihren Saldo erst an dem Tag, an dem du ihre Abrechnung ausdruckst.
- Eine überschriebene Formel meldet sich nicht. Die Datei ist ungeschützt, damit sie einfach bleibt, und eine berechnete Zelle, die durch eine Zahl ersetzt wird, verfälscht das Ergebnis lautlos.
- Sie gilt für ein Kalenderjahr, und eine Pensumsänderung unter dem Jahr braucht eine zweite Zeile.
- Sie kennt den Dienstplan nicht: Ein nicht gewährter Ruhetag wird von Hand notiert.
Und der Dienstplan des Teams?
Diese Vorlage führt Saldi, nicht den Dienstplan. Wenn du eine Excel-Vorlage für den Dienstplan suchst: Genau das kann eine Tabelle am schlechtesten. Sie benachrichtigt niemanden, wenn sich ein Dienst ändert, kennt weder Tausch noch Ferienanträge, und am Ende hat jede Person ihre eigene Version der Datei.
Wir haben beide Wege in Shifta oder Excel für den Dienstplan verglichen und die beste Dienstplan-Software für einen Schweizer Betrieb zusammengestellt.
Wenn sich die Saldi von selbst berechnen
Shifta, die Software hinter diesem Blog, führt diese vier Saldi, ohne dass etwas zweimal getippt wird. Die Stunden kommen von der Stempeluhr oder aus der Erfassung des Teams, die Abwesenheiten aus genehmigten Anträgen, und jeder Saldo lässt sich Zeile für Zeile nachvollziehen.
| Was sich ändert | Excel-Vorlage | Shifta |
|---|---|---|
| Gearbeitete Stunden | Jeden Monat von Hand übertragen | Von der Stempeluhr oder aus der Erfassung des Teams |
| Abwesenheiten | Von der verantwortlichen Person erfasst | Vom Team beantragt, mit einem Tipp genehmigt |
| Saldi | Aktuell, wenn die Datei es ist | Laufend aktuell, mit dem Detail jeder Zeile |
| Dienstplan | Nicht abgedeckt | Dienstplan, Tausch und Vertretungen |
| Preis | Kostenlos | 14 Tage gratis testen, danach Abo |
Offizielle Quellen
- L-GAV des Gastgewerbes (offizieller Text), Art. 15 bis 18 und 21
- GastroSuisse, Arbeitsrecht und L-GAV
Diese Vorlage und dieser Artikel wenden die allgemeinen Regeln des L-GAV an (Stand 1. Januar 2017, 2. Auflage 2021) und sind keine Rechtsberatung. Verträge und besondere Situationen können die Berechnung ändern: Massgebend ist der oben verlinkte offizielle Text.
Häufige Fragen
Ist die Excel-Vorlage wirklich kostenlos?
Ja. Du erhältst sie per E-Mail als Anhang, ohne Kreditkarte und ohne Konto. Zwei Dateien sind angehängt: die leere Vorlage und dieselbe mit einem Beispielteam, damit du das Ergebnis siehst.
In welchen Sprachen gibt es die Arbeitsmappe?
Auf Deutsch, Französisch und Englisch. Von dieser Seite erhältst du die deutsche Fassung, mit Registern, Beschriftungen und Hilfetexten auf Deutsch. Die Berechnung ist in allen drei gleich.
Mit welchem Programm funktioniert die Tabelle?
Es ist eine Arbeitsmappe im Format .xlsx, ohne Makros und ohne Schutz, erstellt und geprüft in Microsoft Excel. Sie nutzt nur gängige Funktionen, in anderen Tabellenprogrammen haben wir sie aber nicht getestet.
Muss ich die Stunden Tag für Tag erfassen?
Nein. Ein Total pro Person und Monat genügt, aus deinen Stundenblättern oder deiner Stempeluhr. Ein leerer Monat wird nicht gezählt und führt deshalb nicht zu einem negativen Saldo.
Eignet sich die Vorlage für Teilzeit?
Ja. Gib das Pensum an und die Sollstunden folgen: zum Beispiel 33,6 Stunden pro Woche bei 80 %.
Kann ich unter dem Jahr beginnen?
Ja. Gib das Startdatum an und was jede Person an diesem Tag hatte, als Anfangssaldi. Die Datei zählt ab diesem Tag.
Was bedeutet ein negativer Stundensaldo?
Dass die Person in der Periode weniger gearbeitet hat als die Sollstunden: Diese Stunden sind noch zu leisten. Ein positiver Saldo wird mit Freizeit kompensiert oder ausbezahlt.
Was macht ihr mit meiner E-Mail-Adresse?
Wir senden dir damit die Vorlage und können dich wegen Shifta erneut kontaktieren. Das beendest du jederzeit, indem du auf eine unserer E-Mails mit «stop» antwortest.
Die Excel-Vorlage, kostenlos und bereit zum Ausfüllen
Stunden, Ferien, Feiertage und Ruhetage deines Teams, berechnet nach L-GAV.
- Die vier Saldi des L-GAV, automatisch berechnet
- Drei Register zum Ausfüllen, ein Name genügt für den Start
- Eine persönliche Abrechnung zum Ausdrucken und monatlichen Unterschreiben
- Eine Excel-Datei (.xlsx) ohne Makros und ohne Passwort
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